Datenschutzportal einrichten

Das Datenschutzportal ist eine gebrandete Seite, auf der Ihre Nutzer ihre Datenschutzeinstellungen verwalten, Betroffenenanfragen (DSR) einreichen und Ihre Cookie-Richtlinie einsehen können.

Voraussetzungen

• Das Privacy Portal Add-on muss für Ihr Konto aktiviert sein.
• Sie benötigen einen kostenpflichtigen Plan (Basic oder höher).

Schritt 1: Portal erstellen

1. Gehen Sie zu Data Subject Requests > Privacy Portals in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf + New Portal.
3. Füllen Sie die allgemeinen Einstellungen aus:
   • Portal Name: ein Name zur internen Referenz.
   • Company: Ihr Firmenname (wird den Nutzern angezeigt).
   • Privacy Policy URL: Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.
   • Contact Email: Kontakt für Ihr Datenschutzteam.
   • Logo URL: Ihr Firmenlogo (empfohlen 200x50px PNG oder SVG).
   • Theme Color: primäre Markenfarbe für das Portal.
4. Aktivieren Sie Portal Enabled und DSR Enabled nach Bedarf.
5. Klicken Sie auf Create & Next.

Schritt 2: Regionen und Rechte konfigurieren

Wählen Sie die geltenden Datenschutzvorschriften:

• EU (DSGVO): standardmäßig 30 Tage SLA
• UK (UK GDPR): 30 Tage SLA
• US-Bundesstaaten (Kalifornien, Virginia, Colorado usw.): 45 Tage SLA

Für jede Region können Sie die SLA-Frist anpassen und bestimmte Datenrechte deaktivieren.

Schritt 3: DSR-Formular konfigurieren

• Tagline: wird oben im DSR-Formular angezeigt.
• Form Fields: Felder ein-/ausblenden (Telefon, Beziehung, zusätzliche Details, Identitätsprüfung).
• Scope Categories: Datenkategorien auswählen (persönliche Daten, Finanzdaten usw.).
• Confirmation Message: wird nach Einreichung angezeigt.

Schritt 4: E-Mail und Benachrichtigungen

E-Mail-Vorlagen konfigurieren:

• Submission Confirmation: wird bei Einreichung gesendet.
• Status Update: wird bei Statusaktualisierung gesendet.

Verfügbare Vorlagenvariablen: {{reference_id}}, {{right_type}}, {{status}}, {{tracking_url}}

Richten Sie SLA-Benachrichtigungen ein, um Ihr Team bei nahenden Fristen zu warnen.

Schritt 5: Trust Center

• Datenschutzbeauftragter: Name, Titel, E-Mail und Adresse.
• Aufsichtsbehörde: Name, Land und Website.
• Richtlinienversionen: Änderungen verfolgen.
• Unterauftragnehmer: Drittanbieter-Datenverarbeiter auflisten.
• Zertifizierungen: Compliance-Zertifizierungen anzeigen.

Schritt 6: Web-Eigenschaften

Websites verknüpfen, die dieses Portal nutzen. Jede Eigenschaft hat einen Namen, eine Domain und eine CMP-URL.

Schritt 7: Einrichtung und Installation

Ihr Portal ist verfügbar unter:

https://privacy.preference-center.com/portal/YOUR_PORTAL_ID

Per iframe einbetten:

<iframe
  src="https://privacy.preference-center.com/portal/YOUR_PORTAL_ID"
  width="100%"
  style="border:none;min-height:600px;"
  title="Privacy Portal"
></iframe>

Nur DSR-Formular:

https://privacy.preference-center.com/dsr/YOUR_PORTAL_ID

Benutzerdefinierte Domain (Optional)

1. Geben Sie Ihre Domain im Setup-Schritt ein.
2. Fügen Sie einen CNAME-Eintrag hinzu, der auf privacy.preference-center.com verweist.
3. Fügen Sie angezeigte TXT-Validierungseinträge hinzu.
4. Klicken Sie auf Verify DNS zum Aktivieren.

DSR-Anfragen verwalten

Gehen Sie zu Data Subject Requests > DSR Requests. Sie können:

• Nach Portal, Status, Datenrecht oder E-Mail filtern.
• Antragsdetails und Antragstellerinformationen einsehen.
• Den Status aktualisieren (Submitted, In Progress, Fulfilled, Denied, Appeal).
• Antworten und interne Notizen hinzufügen.
• Statusaktualisierungs-E-Mails werden automatisch gesendet.

Nachverfolgung

Nutzer erhalten eine Referenz-ID (z.B. ref-abc123) in ihrer Bestätigungs-E-Mail. Sie können ihren Antrag auf der Nachverfolgungsseite verfolgen.