Come configurare un Privacy Portal
Il Privacy Portal è una pagina personalizzata con il tuo brand in cui gli utenti possono gestire le proprie preferenze sulla privacy, inviare richieste degli interessati (Data Subject Requests, DSR) e consultare la tua cookie policy. Può essere incorporato nel tuo sito web oppure ospitato su un dominio personalizzato.
- Il componente aggiuntivo Privacy Portal deve essere abilitato per il tuo account.
- Devi avere un piano a pagamento (Basic o superiore).
- Vai a Data Subject Requests > Privacy Portals nella barra laterale.
- Fai clic su + New Portal.
- Compila le impostazioni generali:
- Portal Name: un nome per riferimento interno.
- Company: il nome della tua azienda (mostrato agli utenti).
- Privacy Policy URL: il link alla tua privacy policy.
- Contact Email: l'indirizzo a cui gli utenti possono contattare il tuo team privacy.
- Logo URL: il logo della tua azienda (consigliato PNG o SVG da 200x50 px).
- Theme Color: il colore principale del brand per il portale.
- Attiva Portal Enabled e DSR Enabled secondo necessità.
- Fai clic su Create & Next.
Seleziona le normative sulla privacy che si applicano ai tuoi utenti:
- UE (GDPR): SLA di 30 giorni per impostazione predefinita
- Regno Unito (UK GDPR): SLA di 30 giorni
- Stati USA (California, Virginia, Colorado, ecc.): SLA di 45 giorni
Per ciascuna regione puoi modificare la scadenza dello SLA e disabilitare specifici diritti sui dati.
- Tagline: mostrata in cima al modulo DSR.
- Form Fields: scegli quali campi mostrare (telefono, relazione, dettagli aggiuntivi, verifica dell'identità).
- Scope Categories: seleziona le categorie di dati a cui gli utenti possono richiedere l'accesso (informazioni personali, dati finanziari, ecc.).
- Confirmation Message: mostrato dopo l'invio di una richiesta.
Configura i template delle email inviate agli utenti:
- Submission Confirmation: inviata quando un utente invia una richiesta.
- Status Update: inviata quando aggiorni lo stato della richiesta.
Variabili disponibili nei template: {{reference_id}}, {{right_type}}, {{status}}, {{tracking_url}}
Configura le notifiche sugli SLA per avvisare il tuo team quando le scadenze si avvicinano.
Offri trasparenza ai tuoi utenti:
- Data Protection Officer: nome, qualifica, email e indirizzo.
- Supervisory Authority: nome, paese e sito web.
- Policy Versions: tieni traccia delle modifiche alla tua privacy policy.
- Sub-processors: elenca i responsabili del trattamento terzi con le rispettive regioni.
- Certifications: mostra le certificazioni di conformità.
Collega i siti web che usano questo portale. Ogni proprietà ha un nome, un dominio e un URL della CMP.
Il tuo portale è disponibile all'indirizzo:
https://privacy.preference-center.com/portal/YOUR_PORTAL_ID
Incorporare tramite iframe:
<iframe
src="https://privacy.preference-center.com/portal/YOUR_PORTAL_ID"
width="100%"
style="border:none;min-height:600px;"
title="Privacy Portal"
></iframe>
Solo il modulo DSR:
https://privacy.preference-center.com/dsr/YOUR_PORTAL_ID
Puoi distribuire il portale dal tuo dominio (ad es. privacy.example.com):
- Inserisci il tuo dominio nel passaggio Setup.
- Aggiungi un record CNAME che punti a
privacy.preference-center.com.
- Aggiungi gli eventuali record TXT di convalida mostrati.
- Fai clic su Verify DNS per attivarlo.
Vai a Data Subject Requests > DSR Requests per visualizzare tutte le richieste inviate. Puoi:
- Filtrare per portale, stato, diritto sui dati o email.
- Visualizzare i dettagli della richiesta e le informazioni sul richiedente.
- Aggiornare lo stato (Submitted, In Progress, Fulfilled, Denied, Appeal).
- Aggiungere una risposta visibile al richiedente e note interne.
- Le email di aggiornamento dello stato vengono inviate automaticamente agli utenti.
Gli utenti ricevono un ID di riferimento (ad es. ref-abc123) nell'email di conferma. Possono seguire lo stato della propria richiesta nella pagina di tracciamento del portale.
